Wenn der Verantwortliche Urlaub hat: So organisieren Sie die Vertretung bei Arbeitsstellen an Straßen

Die Urlaubszeit stellt Bauhöfe, Straßenbauunternehmen und kommunale Betriebe regelmäßig vor dieselbe Frage: Wer übernimmt die Aufgaben, wenn die für die Baustellensicherung verantwortliche Person nicht erreichbar ist?

In der Praxis wird die Antwort darauf häufig zu einfach behandelt. Ein Kollege wird im Urlaubsplan als Vertretung eingetragen, erhält am letzten Arbeitstag eine kurze mündliche Einweisung und soll anschließend „ein Auge auf die Baustellen haben“. Bei Arbeitsstellen an Straßen reicht eine solche informelle Übergabe jedoch nicht aus.

Die Vertretung muss wissen, welche verkehrsrechtliche Anordnung gilt, wie die tatsächliche Absicherung aussehen soll, welche Kontrollen erforderlich sind und was bei Mängeln oder Veränderungen zu tun ist. Ebenso wichtig ist, dass sie tatsächlich erreichbar ist und die notwendigen Entscheidungen treffen darf.

Dieser Beitrag zeigt, wie eine Urlaubsvertretung bei Arbeitsstellen an Straßen praktisch und nachvollziehbar organisiert werden kann.

Warum die Urlaubsvertretung bei Baustellen besonders wichtig ist

Eine Arbeitsstelle verändert sich laufend. Verkehrszeichen können verdreht, verschmutzt oder verdeckt werden. Absperrschranken und Leitbaken können durch Fahrzeuge, Wind oder Vandalismus verschoben werden. Provisorische Geh- und Radverkehrsführungen können durch abgestellte Maschinen oder Materiallieferungen eingeengt werden. Auch der Bauablauf selbst kann dazu führen, dass die ursprünglich vorgesehene Verkehrsführung nicht mehr zur tatsächlichen Situation passt.

Deshalb genügt es nicht, die Verkehrssicherung einmal ordnungsgemäß aufzubauen. Sie muss während der gesamten Dauer der Arbeitsstelle beobachtet, kontrolliert und bei Bedarf wieder in den angeordneten Zustand versetzt werden.

§ 45 Absatz 6 der Straßenverkehrs-Ordnung verpflichtet Unternehmer, vor Beginn von Arbeiten, die sich auf den Straßenverkehr auswirken, eine Anordnung der zuständigen Behörde einzuholen. Die Anordnung regelt insbesondere, wie die Arbeitsstelle abzusperren und zu kennzeichnen ist und wie der Verkehr beschränkt, geleitet oder geregelt werden soll. Der Unternehmer muss diese Anordnung anschließend befolgen.
Quelle: § 45 Absatz 6 StVO

Die RSA 21 konkretisieren die verkehrsrechtliche Sicherung von Arbeitsstellen an Straßen. Sie haben die RSA 95 ersetzt und wurden vom Bundesverkehrsministerium mit dem Allgemeinen Rundschreiben Straßenbau Nr. 24/2021 bekannt gegeben.
Quelle: Bundesministerium für Verkehr – ARS Nr. 24/2021

Fällt die bisher zuständige Person durch Urlaub, Krankheit oder einen anderen Grund aus, muss die Organisation trotzdem funktionieren. Eine Arbeitsstelle kennt keine Urlaubspause.

Nicht jede „Verantwortung“ meint dasselbe

Bei Arbeitsstellen an Straßen werden unterschiedliche Verantwortungsbereiche schnell miteinander vermischt. Für eine klare Vertretungsregelung sollten mindestens drei Ebenen getrennt betrachtet werden:

Diese Bereiche hängen zusammen, sind aber nicht identisch. Eine ordnungsgemäße Verkehrsführung für die Verkehrsteilnehmer beantwortet beispielsweise noch nicht automatisch alle Fragen zum Schutz der Beschäftigten im Arbeitsbereich.

Der Arbeitgeber muss nach § 3 Arbeitsschutzgesetz eine geeignete Organisation schaffen, erforderliche Mittel bereitstellen und die Wirksamkeit der Arbeitsschutzmaßnahmen überprüfen. Beschäftigte müssen nach § 12 Arbeitsschutzgesetz ausreichend und auf ihren konkreten Aufgabenbereich bezogen unterwiesen werden. Aufgaben des Arbeitsschutzes können nach § 13 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen werden. Die übergeordnete Organisationsverantwortung des Arbeitgebers verschwindet dadurch jedoch nicht.
Quellen: § 3 ArbSchG, § 12 ArbSchG, § 13 ArbSchG

Für Arbeitsplätze und Verkehrswege auf Baustellen im Grenzbereich zum Straßenverkehr ist außerdem die ASR A5.2 relevant. Sie befasst sich mit dem Schutz der Beschäftigten gegenüber den Gefährdungen durch den fließenden Straßenverkehr. Die verkehrsrechtliche Sicherung und der Arbeitsschutz müssen deshalb gemeinsam gedacht werden.
Quelle: BAuA – ASR A5.2 Straßenbaustellen

Kann der Verantwortliche während seines Urlaubs verantwortlich bleiben?

Eine Person, die nicht erreichbar ist, keine Kontrollen durchführen kann und im Ereignisfall nicht reagieren kann, ist als operative Vertretung ungeeignet. Es sollte deshalb nicht darauf vertraut werden, dass der bisher Verantwortliche im Urlaub „im Notfall schon ans Telefon gehen wird“.

Stattdessen sollte vor Urlaubsbeginn eindeutig festgelegt werden:

• Wer übernimmt die Aufgaben während des gesamten Abwesenheitszeitraums?
• Für welche Arbeitsstellen gilt die Vertretung?
• Ab wann und bis wann ist die Vertretung zuständig?
• Ist die Person während der erforderlichen Zeiten erreichbar?
• Verfügt sie über die notwendigen Fachkenntnisse?
• Darf sie Personal, Material oder ein Verkehrssicherungsunternehmen einsetzen?
• Wer übernimmt, wenn auch die erste Vertretung ausfällt?

Ist in der verkehrsrechtlichen Anordnung eine konkrete verantwortliche Person benannt, sollte frühzeitig geprüft werden, ob der Wechsel der zuständigen Person der anordnenden Straßenverkehrsbehörde mitgeteilt oder von ihr bestätigt werden muss. Maßgeblich sind die konkrete Anordnung, ihre Nebenbestimmungen und die Vorgaben der zuständigen Behörde. Eine eigenmächtige Änderung oder ein handschriftlicher Austausch des Namens auf den betrieblichen Unterlagen ersetzt keine gegebenenfalls notwendige Abstimmung.

Was eine geeignete Vertretung können muss

Eine geeignete Urlaubsvertretung muss nicht nur wissen, wo Ersatzbaken gelagert werden. Sie muss die Arbeitsstelle im Zusammenhang beurteilen können.

Dazu gehören insbesondere folgende Fähigkeiten:

Die verkehrsrechtliche Anordnung verstehen

Die Vertretung muss erkennen können, welche Regelungen verbindlich angeordnet wurden. Dazu zählen beispielsweise:

• Beginn und Ende der genehmigten Maßnahme,
• Lage und Länge der Arbeitsstelle,
• vorgesehene Verkehrsführung,
• Verkehrszeichen und Verkehrseinrichtungen,
• Regelungen für Fuß- und Radverkehr,
• Haltverbote oder Umleitungen,
• gegebenenfalls Lichtzeichenanlagen,
• besondere Auflagen der Behörde.

Ein Regelplan oder Verkehrszeichenplan darf nicht isoliert betrachtet werden. Auch Begleitschreiben, Nebenbestimmungen, Auflagen und spätere Änderungen gehören zur maßgeblichen Unterlage.

Soll und Ist miteinander vergleichen

Die Vertretung muss die angeordnete Lösung mit der tatsächlichen Situation vor Ort vergleichen können. Dabei geht es nicht nur darum, ob „alle Schilder ungefähr stehen“. Entscheidend ist das Gesamtsystem.

Zu prüfen sind unter anderem:

• Sind alle angeordneten Verkehrszeichen vorhanden und erkennbar?
• Passen Aufstellort, Ausrichtung und Reihenfolge zur Anordnung?
• Sind Absperrgeräte standsicher und richtig ausgerichtet?
• Bleiben Geh- und Radverkehrsführungen nutzbar?
• Werden Sichtbeziehungen durch Fahrzeuge, Material oder Vegetation beeinträchtigt?
• Entspricht die aktuell ausgeführte Bauphase noch dem genehmigten Plan?
• Sind Arbeitsbereich und Verkehrsbereich ausreichend voneinander getrennt?

Mängel erkennen und richtig reagieren

Nicht jeder Mangel kann durch das bloße Zurückstellen einer Bake behoben werden. Sobald die tatsächliche Situation eine andere Verkehrsführung erfordert, die angeordnete Lösung nicht mehr umsetzbar ist oder sich eine neue Gefährdung ergibt, muss die Vertretung wissen, wen sie einschalten muss.

Sie benötigt deshalb klare Eskalationswege:

1. Akute Gefahrenstelle erkennen und im Rahmen der eigenen Befugnisse sichern.
2. Verantwortliche interne Stelle informieren.
3. Bei einer notwendigen Abweichung die zuständige Behörde beziehungsweise den Auftraggeber einbeziehen.
4. Änderung und getroffene Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren.

Die Vertretung sollte nicht dazu gedrängt werden, improvisierte verkehrsrechtliche Regelungen zu treffen, für die ihr die Befugnis fehlt.

Die sieben Punkte einer guten Urlaubsübergabe

Eine praxistaugliche Übergabe sollte spätestens einige Arbeitstage vor dem Urlaub vorbereitet werden. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen zu beschaffen und offene Fragen mit der Behörde oder dem Auftraggeber zu klären.

1. Vertretung schriftlich festlegen

Dokumentieren Sie, wer die Aufgaben übernimmt, für welchen Zeitraum die Vertretung gilt und welche Entscheidungsbefugnisse damit verbunden sind. Benennen Sie zusätzlich eine zweite Person für den Fall, dass die erste Vertretung kurzfristig ausfällt.

2. Alle Arbeitsstellen vollständig erfassen

Erstellen Sie eine Liste aller laufenden und während des Urlaubs beginnenden Arbeitsstellen. Für jede Arbeitsstelle sollten mindestens folgende Angaben verfügbar sein:

• genaue Lage,
• Auftraggeber und ausführendes Unternehmen,
• Beginn und voraussichtliches Ende,
• verantwortliche Kontaktpersonen,
• aktueller Bauabschnitt,
• besondere Risiken oder bekannte Probleme.

3. Unterlagen zentral bereitstellen

Die notwendigen Dokumente dürfen nicht ausschließlich im persönlichen E-Mail-Postfach oder auf dem Laptop des abwesenden Kollegen liegen.

Zur Übergabemappe gehören:

• verkehrsrechtliche Anordnung,
• genehmigter Verkehrszeichen- oder Regelplan,
• sämtliche Nebenbestimmungen und Nachträge,
• Gefährdungsbeurteilung,
• interne Arbeits- und Kontrollanweisungen,
• Kontaktdaten von Behörde, Auftraggeber, Polizei und Verkehrssicherungsunternehmen,
• bisherige Kontrollnachweise,
• aktueller Bauzeiten- oder Bauphasenplan.

4. Gemeinsame Vor-Ort-Begehung durchführen

Eine reine Schreibtischübergabe reicht bei komplexeren Arbeitsstellen häufig nicht aus. Der bisher Verantwortliche und die Vertretung sollten die Arbeitsstelle gemeinsam begehen.

Bei der Begehung wird geklärt:

• Wo beginnt und endet die angeordnete Sicherung?
• Welche Stellen sind erfahrungsgemäß störanfällig?
• Wo kommt es zu Konflikten mit Fußgängern oder Radfahrern?
• Welche Einrichtungen werden regelmäßig verschoben?
• Welches Material steht kurzfristig als Ersatz zur Verfügung?
• Wie kann die Arbeitsstelle außerhalb der Arbeitszeit erreicht werden?

Das Ergebnis sollte kurz dokumentiert werden. Fotos können helfen, den übergebenen Zustand nachvollziehbar festzuhalten.

5. Kontrollablauf eindeutig definieren

„Regelmäßig kontrollieren“ ist als Arbeitsanweisung zu ungenau. Die Vertretung muss wissen:

• wann Kontrollen stattfinden,
• welche zusätzlichen Kontrollen durch besondere Ereignisse ausgelöst werden,
• welche Punkte kontrolliert werden,
• wie das Ergebnis dokumentiert wird,
• wer festgestellte Mängel beseitigt,
• wann eine Meldung oder Eskalation erforderlich ist.

Die konkreten Kontrollvorgaben ergeben sich aus der verkehrsrechtlichen Anordnung, den einschlägigen Regelwerken, den vertraglichen Festlegungen und der jeweiligen Gefährdungslage. Zusätzlicher Handlungsbedarf kann sich beispielsweise nach Unfällen, Unwettern, starken Verkehrsbelastungen, Veränderungen des Bauablaufs oder Hinweisen von Polizei und Verkehrsteilnehmern ergeben.

6. Erreichbarkeit und Befugnisse sicherstellen

Die beste Vertretung hilft wenig, wenn sie weder Material bestellen noch ein Team zur Mängelbeseitigung einsetzen darf. Klären Sie deshalb:

• dienstliche Telefonnummer und Erreichbarkeitszeiten,
• Zugriff auf Fahrzeuge, Lager und Ersatzmaterial,
• Befugnis zur Beauftragung interner oder externer Kräfte,
• Vertretung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten,
• Notfallkontakte und Meldekette.

7. Übergabe nach dem Urlaub abschließen

Nach der Rückkehr sollte eine kurze Rückübergabe stattfinden. Dabei werden besondere Ereignisse, Änderungen, Mängel und noch offene Aufgaben besprochen. So gehen Informationen nicht verloren und die Verantwortung wechselt nachvollziehbar zurück.

Kompakte Übergabe-Checkliste

Vor dem Urlaubsbeginn sollten folgende Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können:

• Ist für jede laufende Arbeitsstelle eine konkrete Vertretung benannt?
• Kennt die Vertretung ihren Zeitraum und ihre Befugnisse?
• Ist geklärt, ob die zuständige Behörde über den Wechsel informiert werden muss?
• Liegen Anordnung, Pläne, Nebenbestimmungen und Änderungen vollständig vor?
• Wurde der tatsächliche Zustand gemeinsam vor Ort geprüft?
• Sind Kontrollzeiten, Prüfpunkte und Dokumentation festgelegt?
• Sind offene Mängel und besondere Risiken bekannt?
• Kann die Vertretung Ersatzmaterial und Unterstützung organisieren?
• Besteht eine erreichbare zweite Vertretung?
• Ist die Rückübergabe nach dem Urlaub vorgesehen?

Bereits ein einziges unbeantwortetes „Nein“ kann auf eine organisatorische Lücke hinweisen.

Typische Fehler bei der Urlaubsvertretung

„Der Kollege kennt sich auf Baustellen aus“

Allgemeine Berufserfahrung ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Kenntnis der konkreten Anordnung, des Plans, der Gefährdungsbeurteilung und der betrieblichen Abläufe.

Nur die Telefonnummer wird weitergegeben

Kontaktdaten allein übertragen weder Aufgaben noch Befugnisse. Die Vertretung muss wissen, wann sie selbst handeln darf und wann andere Stellen einzubeziehen sind.

Unterlagen sind nicht auf dem aktuellen Stand

Ein ursprünglicher Plan kann durch Nachträge oder geänderte Bauphasen überholt sein. Die Vertretung braucht den tatsächlich gültigen Stand und muss erkennen können, welche Fassung maßgeblich ist.

Die Vertretung wird nicht vor Ort eingewiesen

Viele Probleme werden auf einem Plan nicht sichtbar: eingeschränkte Sicht, schmale Gehwege, Lieferverkehr, Grundstückszufahrten oder regelmäßig falsch abgestellte Fahrzeuge. Eine gemeinsame Begehung macht solche Punkte greifbar.

Kontrolle und Mängelbeseitigung werden verwechselt

Die Feststellung eines Mangels ist nur der erste Schritt. Es muss auch geklärt sein, wer ihn bis wann beseitigt und wie mit einer akuten Gefahr umgegangen wird.

Das Zertifikat wird mit einer vollständigen Aufgabenübertragung gleichgesetzt

Ein Schulungsnachweis kann Fachkenntnisse dokumentieren. Er ersetzt jedoch weder die betriebliche Beauftragung noch die konkrete Einweisung in die Arbeitsstelle oder die Abstimmung mit der Behörde.

Praxisbeispiel: Urlaubsvertretung im kommunalen Bauhof

Ein Bauhof betreut gleichzeitig drei Arbeitsstellen:

1. eine eintägige Unterhaltungsmaßnahme mit halbseitiger Sperrung,
2. eine länger dauernde Kanalbaustelle mit provisorischer Fußgängerführung,
3. eine Wanderbaustelle für Grünpflegearbeiten.

Der bisher verantwortliche Mitarbeiter ist zwei Wochen im Urlaub. Statt lediglich einen Kollegen als Ansprechpartner einzutragen, wird für jede Arbeitsstelle eine kurze Übergabeseite erstellt. Darauf stehen die gültige Anordnung, der aktuelle Bauabschnitt, die Kontrollvorgaben, bekannte Schwachstellen und die wichtigsten Kontakte.

Die länger dauernde Arbeitsstelle wird gemeinsam begangen. Dabei fällt auf, dass sich die Führung des Fußverkehrs in der folgenden Woche durch den Baufortschritt ändern muss. Diese Frage wird noch vor dem Urlaub mit der zuständigen Stelle geklärt. Die Vertretung erhält Zugriff auf Ersatzmaterial und darf bei Mängeln ein festgelegtes Verkehrssicherungsunternehmen beauftragen.

Das Beispiel zeigt: Eine gute Vertretungsregelung besteht nicht aus einem einzelnen Namen. Sie verbindet Fachkenntnisse, aktuelle Unterlagen, eine örtliche Einweisung, Entscheidungsbefugnisse und klare Kommunikationswege.

Welche Rolle spielt die Qualifikation?

Wer Verantwortung für die Sicherung von Arbeitsstellen an Straßen übernimmt, muss die Aufgabe fachlich beurteilen können. Dazu gehört nicht nur das Erkennen einzelner Verkehrszeichen. Die Person muss das Zusammenspiel aus verkehrsrechtlicher Anordnung, Verkehrszeichenplan, RSA 21, örtlicher Situation und betrieblichen Abläufen verstehen.

Eine geeignete Weiterbildung vermittelt dafür die notwendigen Grundlagen und hilft, typische Fehlentscheidungen zu vermeiden. Gleichzeitig gilt: Auch eine qualifizierte Person muss für jede konkrete Arbeitsstelle eingewiesen werden und Zugriff auf die jeweils gültigen Unterlagen besitzen.

Besonders sinnvoll ist es, nicht nur eine einzelne Person zu qualifizieren. Wenn Wissen ausschließlich bei einem Mitarbeiter liegt, entsteht bei Urlaub oder Krankheit sofort ein organisatorischer Engpass. Eine planmäßig qualifizierte Stellvertretung verbessert deshalb nicht nur die Verkehrssicherheit, sondern auch die betriebliche Handlungsfähigkeit.

Häufig gestellte Fragen

Muss die Urlaubsvertretung ebenfalls über Fachkenntnisse nach RSA 21 und MVAS 99 verfügen?

Die Vertretung muss für die konkret übertragenen Aufgaben geeignet und fachkundig sein. Welche Nachweise im Einzelfall verlangt werden, hängt unter anderem von der Art der Arbeitsstelle, der Tätigkeit, der verkehrsrechtlichen Anordnung, den Anforderungen der zuständigen Behörde und den vertraglichen Vorgaben ab. Eine kurze mündliche Übergabe ersetzt erforderliche Fachkenntnisse nicht.

Reicht eine mündliche Benennung der Vertretung?

Eine nur mündliche Absprache ist organisatorisch riskant. Aufgaben, Zeitraum, Befugnisse und Erreichbarkeit sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Soweit Arbeitsschutzaufgaben nach § 13 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz übertragen werden, sieht das Gesetz eine schriftliche Beauftragung zuverlässiger und fachkundiger Personen vor.

Muss die Straßenverkehrsbehörde informiert werden?

Das lässt sich nicht pauschal für jede Arbeitsstelle beantworten. Ist eine konkrete verantwortliche Person in der Anordnung benannt oder enthält die Anordnung entsprechende Mitteilungs- und Zustimmungspflichten, muss danach gehandelt werden. Prüfen Sie die Unterlagen rechtzeitig und stimmen Sie den Wechsel im Zweifel vor Urlaubsbeginn mit der anordnenden Behörde ab.

Darf die Vertretung den Verkehrszeichenplan bei Bedarf selbst ändern?

Eine Vertretung sollte nicht eigenmächtig eine andere Verkehrsregelung umsetzen. Wenn die angeordnete Sicherung nicht mehr zur tatsächlichen Situation passt, muss sie die akute Gefahr im Rahmen ihrer Befugnisse behandeln und den vorgesehenen Abstimmungs- beziehungsweise Änderungsprozess einleiten. Maßgeblich bleiben die behördliche Anordnung und die Vorgaben der zuständigen Stelle.

Ersetzt ein Onlinekurs die Einweisung in die konkrete Arbeitsstelle?

Nein. Ein Onlinekurs kann das notwendige Fachwissen systematisch vermitteln und dokumentieren. Die konkrete Arbeitsstelle, ihre Anordnung, örtlichen Besonderheiten und betrieblichen Abläufe müssen trotzdem gesondert übergeben werden.

Fazit: Gute Vertretung beginnt vor dem letzten Arbeitstag

Urlaubsvertretung bei Arbeitsstellen an Straßen ist vor allem eine Organisationsaufgabe. Entscheidend ist nicht, welcher Name im Kalender steht, sondern ob die Vertretung fachkundig, eingewiesen, erreichbar und handlungsfähig ist.

Eine belastbare Übergabe umfasst:

• eine eindeutige Benennung,
• vollständige und aktuelle Unterlagen,
• eine gemeinsame Prüfung der Arbeitsstelle,
• konkrete Kontroll- und Dokumentationsabläufe,
• ausreichende Entscheidungsbefugnisse,
• klare Eskalations- und Notfallkontakte.

Wer diese Punkte rechtzeitig organisiert, reduziert Improvisation, vermeidet Informationsverluste und sorgt dafür, dass die Arbeitsstelle auch während der Urlaubszeit verlässlich betreut wird.

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Der Kurs eignet sich sowohl für verantwortliche Personen als auch für Mitarbeiter, die künftig eine Vertretungsfunktion übernehmen sollen.

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Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen fachlichen Überblick. Maßgeblich sind stets die konkrete verkehrsrechtliche Anordnung, ihre Nebenbestimmungen, die örtlichen Verhältnisse, die geltenden Regelwerke sowie die Vorgaben der zuständigen Behörden und des Arbeitgebers. Stand: 28. Juli 2026.

Quellen und weiterführende Informationen

• § 45 StVO – Verkehrszeichen und Verkehrseinrichtungen
• Bundesministerium für Verkehr – Einführung der RSA 21, ARS Nr. 24/2021
• § 3 ArbSchG – Grundpflichten des Arbeitgebers
• § 12 ArbSchG – Unterweisung
• Arbeitsschutzgesetz, insbesondere § 13 – Verantwortliche Personen
• § 3a ArbStättV – Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten
• BAuA – ASR A5.2 Straßenbaustellen